Fiche synthétique de la copropriété
Le syndic doit établir une fiche synthétique de la copropriété tous les ans, sous peine de sanctions. Que doit contenir la fiche synthétique et à quoi sert-elle ? Nous vous présentons toutes les informations à connaître.
Qu'est-ce que la fiche synthétique de la copropriété ?
La fiche synthétique est un document qui informe les copropriétaires sur le fonctionnement de la copropriété et l'état de l'immeuble.
Ce document est obligatoire dans toutes les copropriétés .
À savoir
La fiche synthétique ne doit pas être confondue avec le règlement de copropriété ou le carnet d’entretien de l’immeuble. C’est un document distinct qui constitue une synthèse des données essentielles de la copropriété.
Qui doit réaliser la fiche synthétique de la copropriété ?
La fiche synthétique doit être réalisée par le syndic de copropriété .
Pour générer cette fiche , le syndic doit suivre plusieurs étapes. La fiche synthétique doit être datée et comporter le nom et la signature du syndic, accompagnée de son cachet.
À noter
La fiche synthétique peut être extraite du registre national des copropriétés .
Quel est le contenu de la fiche synthétique de la copropriété ?
La fiche synthétique doit obligatoirement mentionner certaines informations.
Identification de la copropriété, du syndic ou de l'administrateur provisoire
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Nom d'usage et adresse du syndicat de copropriétaires
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Adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat de copropriétaires)
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Numéro d'immatriculation de la copropriété au registre national des copropriétés et date de sa dernière mise à jour
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Date d'établissement du règlement de copropriété et numéro identifiant d'établissement ( Siret ) du syndicat de copropriétaires
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Nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété (syndic de copropriété ou administrateur ad hoc ) et Siret
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Cadre d'intervention du représentant légal (mandat de syndic de copropriété ou mission de l’administrateur ad hoc)
Organisation juridique de la copropriété
La fiche synthétique doit indiquer la nature du syndicat (principal/ secondaire ).
Lorsqu'il s'agit d'un syndicat secondaire, la fiche doit également préciser le numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal.
Caractéristiques techniques de la copropriété
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Nombre total de lots de copropriété inscrits dans le règlement de copropriété
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Répartition des lots en fonction de leur usage (habitation, commerce, bureau)
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Nombre de bâtiments
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Période de construction
Équipements de la copropriété
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Type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain, type d'énergie utilisée (gaz, fioul, électricité etc.)
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Nombre d'ascenseurs
Caractéristiques financières de la copropriété
La fiche synthétique doit préciser des éléments financiers qui diffèrent selon la date de l'exercice comptable de la copropriété :
La fiche synthétique doit mentionner les dates de début et de fin de l'exercice comptable.
La fiche synthétique doit notamment mentionner les éléments suivants :
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Dates de début et de fin de l'exercice comptable et date de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes
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Montant des charges pour les opérations courantes
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Montant des charges pour les travaux et opérations exceptionnelles
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Montant des dettes de fournisseurs
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Montant des impayés
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Montant du fonds de travaux .
À quelle fréquence doit être mise à jour la fiche synthétique de la copropriété ?
Le syndic doit mettre à jour la fiche synthétique tous les ans .
La mise à jour doit être faite dans les 2 mois qui suivent la notification du procès-verbal de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice comptable clos ont été approuvés. Ce délai vise à garantir que la fiche reflète la situation financière réelle de la copropriété.
Comment obtenir la copie de la fiche synthétique de la copropriété ?
La fiche synthétique peut être obtenue gratuitement par tout copropriétaire .
La demande doit être formulée au syndic par tous moyens (mail, lettre etc).
Le syndic a 1 mois pour mettre à disposition cette fiche au copropriétaire qui en fait la demande.
À savoir
Si la fiche synthétique de la copropriété n'est pas transmise dans le délai de 1 mois, une pénalité de 15 € par jour de retard est appliquée. Cette pénalité est déduite de la rémunération forfaitaire annuelle du syndic.
La fiche synthétique est également consultable sur l'extranet de la copropriété . En effet, le syndic a l'obligation de mettre à disposition des copropriétaires une plateforme sécurisée sur internet qui permet de consulter les documents relatifs à la copropriété, les télécharger et les imprimer. La fiche synthétique de la copropriété fait partie des documents consultables par l'ensemble des copropriétaires.
À noter
Lors de la vente d'un lot de copropriété , une copie de la fiche synthétique doit être annexée à la promesse de vente ou à l'acte de vente. Elle complète les autres documents à fournir à l’acquéreur.
Quelles sont les sanctions en cas d'absence de fiche synthétique de copropriété ?
Le syndic a pour mission d'établir la fiche synthétique de copropriété.
L'absence de réalisation de la fiche synthétique est ainsi un manquement à ses obligations légales et contractuelles. Cette faute peut constituer un motif de révocation du mandat du syndic .
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Textes de référence
- Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 : article 8-2
Caractéristiques - Décret n°2020-1229 du 7 octobre 2020 portant diverses mesures relatives aux pénalités de retard applicables au syndic de copropriété
Article 1 (Pénalités de retard)
Pour en savoir plus
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Site du registre des copropriétés
Ministère chargé du logement -
La fiche synthétique de la copropriété
Institut national de la consommation (INC) -
Générer une fiche syntéhtique de copropriété
Agence nationale de l'habitat (Anah)
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